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Quando un cliente non paga la fattura alla scadenza, i primi 30 giorni decidono molto. In questo periodo si raccolgono le prove, si mette in mora il debitore e si capisce se il ritardo è una dimenticanza, una difficoltà di cassa o una contestazione. Chi si muove con ordine recupera prima e spende meno. Ecco cosa fare, settimana per settimana.

Giorni 1-5: il cliente non paga, prima verifica i tuoi documenti

Prima di chiedere, controlla di avere tutto in ordine. Un sollecito sbagliato nell'importo o nella scadenza fa perdere credibilità e tempo. Ricostruisci il rapporto: chi ha ordinato, cosa hai consegnato, quando e a quale prezzo. Conserva tutto in una cartella unica, perché servirà in ogni fase successiva.

• ✓Ordine, preventivo accettato o contratto firmato dal cliente.
• ✓Documenti di trasporto, verbali di consegna o di fine lavori, email di conferma.
• ✓Fattura con numero, data, importo e scadenza; per le fatture elettroniche, la ricevuta di consegna del Sistema di interscambio.
• ✓Eventuali acconti già incassati e note di credito emesse.
• ✓Dati aggiornati del cliente: ragione sociale, sede, partita IVA o codice fiscale, PEC.
• ✓Messaggi in cui il cliente ha promesso di pagare o ha sollevato contestazioni.

Poi fai una telefonata breve e cordiale, e subito dopo manda un'email di riepilogo: «come d'accordo al telefono, la fattura n. … di … euro è scaduta il …». Così trasformi una conversazione in una traccia scritta.

Giorni 5-10: sollecito scritto e calcolo di quanto ti spetta

Se il pagamento non arriva, invia un sollecito scritto, meglio via PEC. Indica fatture, importi, scadenze e coordinate per il pagamento. Il tono resta professionale: molti ritardi si chiudono qui.

Nel frattempo calcola cosa puoi chiedere oltre al capitale. Se il cliente è un'impresa o una pubblica amministrazione si applica il D.Lgs. 231/2002. Nel decreto «imprenditore» comprende anche chi esercita una libera professione (art. 2 D.Lgs. 231/2002). La stessa disciplina vale, in quanto compatibile, per i lavoratori autonomi che lavorano con imprese, pubbliche amministrazioni o altri autonomi (art. 2 L. 81/2017). In questi rapporti:

• gli interessi moratori decorrono senza bisogno di costituzione in mora, dal giorno successivo alla scadenza (art. 4, comma 1, D.Lgs. 231/2002);
• se non è stato pattuito altro, il termine di pagamento è di 30 giorni dal ricevimento della fattura o, in alcuni casi, dal ricevimento della merce, dalla prestazione del servizio o dalla verifica di conformità; tra imprese i termini oltre 60 giorni vanno pattuiti espressamente e provati per iscritto (art. 4, commi 2 e 3);
• spetta un importo forfettario di 40 euro per i costi di recupero, salva la prova del maggior danno (art. 6, comma 2).

Se il cliente è un privato consumatore, il D.Lgs. 231/2002 non si applica. Per un debito di denaro con scadenza fissata, però, la mora scatta comunque alla scadenza: il pagamento va fatto al domicilio del creditore e in quel caso non serve l'intimazione (artt. 1182, terzo comma, e 1219, secondo comma, n. 3, c.c.).

Giorni 10-20: messa in mora formale e scelte sulle forniture

Il secondo passo è la lettera di messa in mora formale. La legge chiede una richiesta scritta di pagamento (art. 1219 c.c.); indicare un termine preciso, di solito 7-15 giorni, non è obbligatorio ma rende la richiesta più efficace. Oltre a costituire in mora il debitore, ogni atto di questo tipo interrompe la prescrizione (art. 2943, quarto comma, c.c.). Usa la PEC o la raccomandata con ricevuta di ritorno, così la prova della ricezione è semplice.

Se il rapporto prosegue con altre consegne, valuta se sospenderle. Nei contratti a prestazioni corrispettive puoi rifiutarti di adempiere se l'altra parte non adempie, ma non quando il rifiuto è contrario alla buona fede (art. 1460 c.c.). In pratica la sospensione va proporzionata all'insoluto e comunicata per iscritto. Prima di bloccare tutto, rileggi il contratto: può prevedere regole diverse.

Giorni 20-30: scegliere la strada giusta

A fine mese hai elementi sufficienti per decidere. Le strade principali sono tre.

La scelta dipende anche dalla solvibilità del cliente. Agire contro chi non ha beni aggredibili produce solo costi. Per questo conviene raccogliere, già nel primo mese, le informazioni disponibili sul patrimonio del debitore: lo spieghiamo nell'articolo sulle indagini patrimoniali sul debitore.

Il calendario dei primi 30 giorni

Per approfondire i passaggi successivi puoi leggere la guida sulle fatture non pagate e quella sul decreto ingiuntivo. Se il debitore è un'azienda, è utile anche l'articolo sul recupero crediti per aziende.

Domande frequenti

Dopo quanti giorni posso considerare insoluta una fattura?

Dal giorno successivo alla scadenza. Tra imprese, da quel giorno decorrono anche gli interessi di mora, senza bisogno di altro (art. 4, comma 1, D.Lgs. 231/2002).

Posso addebitare i 40 euro anche a un privato?

No. L'importo forfettario di 40 euro è previsto dal D.Lgs. 231/2002, che riguarda le transazioni tra imprese e con la pubblica amministrazione.

Un'email ordinaria vale come messa in mora?

Può valere, se è una richiesta scritta e chiara. Il problema è provare che il cliente l'ha ricevuta: con la PEC o la raccomandata con ricevuta di ritorno la prova è molto più semplice.

Conviene aspettare qualche mese prima di agire?

Di solito no. Il tempo favorisce il debitore: crescono gli altri creditori e il patrimonio può ridursi. Agire con ordine nel primo mese aumenta le possibilità di incasso.